Pour résumer, il est désormais possible d‘attribuer un budget à chaque tracker. Ce budget peut être exprimé en devises ou dans l’unité attribuée au tracker, par exemple en heures.

Si vous cochez la case “Utiliser pour la facturation”, le budget défini sera repris dans la facture comme montant HTVA pour l’ensemble des heures prestées sur le tracker.

Cette fonctionnalité vous permet donc d’encoder les différents postes de vos devis. De plus, comme Timetrack est capable de gérer des unités de types différents, vous n’êtes pas limité aux euros ou aux heures.

Prenons l’exemple concret d’une offre pour un projet informatique. Un devis pour le développement d’une application mobile a été budgétisé à 20 jours-homme. La journée est facturée à 500 €. Nous allons donc créer un tracker “Développement Application Mobile” dont l’unité sera la “journée”. Le tarif de ce tracker est fixé à 500€ par journée. Dans la colonne budget, vous devez simplement renseigner les 20 jours du budget global.

Pour augmenter la précision, des budgets intermédiaires peuvent être spécifiés pour les différents postes du projet. Mais attention ! Rappelez-vous que le système tient compte d’un budget PAR tracker. Si vous spécifiez un budget global pour le tracker parent ET des budgets pour les sous-tracker, les montants seront additionnés.

 Ci-dessous, la facture générée reprend bien les différents postes avec le montant défini.

Configurer Timetrack

Dans Timetrack,  l’onglet Partage de la page Mon profil vous permet de configurer les accès distants à votre timesheet. Deux options peuvent être activées :

• Accès public en lecture seule : cela autorise la consultation de votre timesheet en lecture seule. Aucune modification ne sera possible. Avec cette option, vous allez pouvoir visualiser votre timesheet dans des logiciels tels que Outlook, Thunderbird, iCal, Entourage, etc.
• Accès privé en lecture-écriture (CalDAV) : cette deuxième option utilise le protocole CalDAV et permet en plus de la consultation, la modification de la timesheet. Malheureusement, cela ne fonctionne pas avec Outlook.

Quand vous avez activé l’accès en lecture-écriture, vous pouvez ajouter un nouveau calendrier dans iCal.

1. Cliquez sur Préférences
2. Dans l’onglet “Compte” cliquez sur le bouton +  (masqué sur le screenshot)
3. Choisissez le type de compte CalDAV et remplissez les paramètres: entrez vos identifiant et mot de passe et copiez/collez l’URL de connexion renseignée sur la page “Mon profil” de Timetrack
4. Cliquez sur le bouton “Créer”

Maintenant, vous pouvez gérer votre timesheet.  La première question qui va vous venir à l’esprit est “Comment choisir le tracker approprié à partir d’iCal ?“. En effet, il n’y a pas de liste de trackers, mais une syntaxe simple peut être utilisée pour retrouver vos trackers facilement.  Prenons comme exemple ce client et cette architecture de trackers :

• Alford Jescie
• Dossier 1
• Offres et Devis

Dans iCal, si vous créez un bloc dont la description est “Alf  Dos”, Timetrack va essayer de retrouver le tracker approprié sur base de ces mots-clés.

Avant de créer le bloc, Timetrack va donc rechercher le tracker qui correspond le mieux aux mot-clés entrés, ici “Alford Jescie > DOSSIER 1″. Quand le tracker a été identifié, le résumé que vous avez entré se transforme automatiquement et devient le chemin complet du tracker.

Si aucun tracker n’a été trouvé sur base de vos mots-clés, le résumé se changera en “!Aucun tracker correspondant trouvé!“. Dans ce cas, ou si le tracker identifié n’est pas celui auquel vous vous attendiez, il vous suffit de réessayer en entrant d’autres mots-clés.

Cette procédure fonctionne également avec Thunderbird, le client Mail de Mozilla.

Si vous utilisez Outlook sous Windows, vous avez la possibilité d’afficher votre timesheet dans Outlook mais aucune modification ne sera possible.

Derrière cette nouvelle s’en cache une autre. Pour permettre aux clients mobiles de se connecter à  Timetrack, nous allons mettre en place une API publique, ce qui permettra aux développeurs d’accéder à certains services.  Les développements sont en cours, mais toutes ces nouveautés ne seront malheureusement pas disponible avant septembre… Encore un peu de patience.

Ce succès commercial représente une étape fondamentale dans la stratégie de développement de Timetrack. Il nous permet en effet d’entrer sur le marché des sociétés de taille moyenne amenées à gérer les prestations d’un grand nombre de collaborateurs.

Grâce à ce nouveau client, Timetrack démontre par ailleurs sa flexibilité et sa capacité à se dimensionner pour des projets d’envergure confectionnés sur mesure.

Il offre en outre à Timetrack une diversification sectorielle intéressante, en marge de sa clientèle « traditionnelle » dont l’activité principale repose sur les métiers de prestataires de services (consultance, réviseurs d’entreprises, experts comptables,…)

Désormais, BeTV se déchaîne donc aussi avec Timetrack !

Parmis celles-ci, il y a en a certaines qui ne vous ont peut-être pas sauté aux yeux et que je voudrais vous présenter.

Définition manuelle d’une période pour l’exportation des timesheets ou la création des factures

Lorsque vous exportez vos prestations ou créez vos factures, vous devez sélectionner une période de temps à l’aide du widget que nous avons développé. Celui-ci est très adapté pour sélectionner précisément une période à facturer, par exemple dans le mois écoulé, mais peut se révéler moins pratique pour sélectionner de longues périodes ou lorsque l’on désire remonter loin dans le passé. C’est pourquoi il est désormais possible de définir la période manuellement à l’aide de deux datepickers.

Filtrer les factures selon la date

Dans l’écran Factures, vous pouvez filtrer l’affichage en spécifiant une date de début et/ou une date de fin. Cela vous permet par exemple de restreindre l’affichage des factures à un trimestre qui se termine, ce qui est pratique si vous rédigez vous-même votre déclaration TVA.

Création rapide de trackers à partir de la timesheet

Lorsque vous êtes dans votre timesheet, vous pouvez désormais ajouter de nouveaux clients et de nouveaux trackers sans sortir de la page. Il vous suffit d’utiliser le lien ‘Ajout rapide de client’ ou de faire un clic droit sur un tracker dans les résultats de la recherche puis de cliquer sur ‘Ajouter un tracker fils…’

• Qui fait quoi ?
• Combien de temps faut-il pour réaliser la tâche « x » ?

Le manager averti analyse ensuite ces données et prend les décisions appropriées au profit de l’organisation :

• Optimisation de l’utilisation des ressources (« the right man at the right place »)
• Adaptation des budgets en fonction du temps effectif des prestations
• Amélioration de la planification des tâches
• Identification d’activités à caractère exceptionnel (hors contrat) et donc potentiellement sujettes à re-facturation

Au-delà du contrôle « bête et méchant », « tracer le temps » s’avère être un réel outil de gestion, faut-il en avoir conscience..

– English version –

« Time tracking » consists in data collection related to an organisation :

• Who does what ?
• How long does it take to realise the task « x » ?

The manager then analyses these data and take the appropriate actions to the profit of the organisation :

• Optimisation of the ressources allocation (« the right man at the right place »)
• Adaptation of budgets according to the effective time spent
• Improvement of tasks planification
• Identification of exceptional activities (out of scope) and thus potentially subject to additional billing

Beyond the control, « time tracking » is a real management tool, should you be aware…

Il vous sera possible de consulter et de modifier votre timesheet à partir de tout logiciel supportant le format CalDav. Parmi ceux-ci iCal.  Votre timesheet sera dès lors éditable à partir du calendrier de votre iphone ou ipad ou via votre Mac.

Pour patienter d’ici là, rien de vaut un screenshot.

Inutile d’en dire plus nous vous laissons créer votre propre compte !